北京適合辦年會的活動場地-北京年會場地郊區推薦,臨近年關，操辦年會就成了行政工作的重中之重。最近，有行政er焦急地在群里發問：公司規模小，第一次辦年會，該怎么做？有木有北京適合辦年會的活動場地-北京年會場地郊區推薦?

    一年一度的公司大型活動-年會即將來臨，很多公司的年會籌備工作已經開始了，而場地作為年會活動的承載場所，是前期準備工作的重頭戲之一，作為一個曾經被年會場地折磨的死去活來的人，想在這里分享一篇年會場地預定的全攻略，希望給各位行政人提供一定參考，總共分5個步驟，文末附思維導圖。

    1.需求確認

    基本做所有事情之前都需要有個需求確認的步驟，一則互通信息確定究竟是否要做；二則如果明確要做，則需進一步確認相關要求，對應年會場地的需求確認可以從以下這些方面進行明確：

    時間，即年會開展的時間，可以是一個時間區間，只有確定了時間，酒店才能根據你的時間來確定相應檔期是否有檔期；

    人員規模，即參加年會的人員數量，需考慮后續至年會期間新增員工，以及是否有外部嘉賓參加；

    距離，即場地距離公司的距離，各家公司的情況不一樣，根據自身情況選擇，有的在5公里以內，土豪的甚至包機去國外High也有，不過首先得明確這個范圍；

    預算，即成本，一般不住宿的話，場地費用90%都是用餐費用，即餐標確定了，場地費用基本就確定了，通常餐標比較高的話，場地都會免費，甚至提前半天讓你進場布置；

    大小，即場地的大小，主要還是根據你的人員規模來確定，人員規模表現為用餐桌數，場地大小就是餐桌擺放面積加上舞臺面積，比如適合500人的年會場地范圍大概在800-1200平；

    風格，主要指裝修風格，場地的風格多樣，傳統、現代、莊嚴、活潑等等，提前了解風格傾向可快速助你篩選；

    舞臺及屏幕，指舞臺大小、屏幕大小、等級要求，一般酒店并不會提供大型的舞臺及屏幕，如果剛好碰到能提供合適舞臺、屏幕的，那后續可以省去現場搭建的步驟及費用，如果有屏幕的話，需要確定屏幕等級（目前P3屏幕算比較好的）以及屏幕是否有師傅現場操作；

北京適合辦年會的活動場地- 北京年會場地郊區推薦

    化妝室/休息室，即有沒有化妝或者休息的獨立房間，因為節目表演的需要，一般都需要有表演人員化妝的地方，如果場地沒有配備化妝室或者化妝室太小，則需要考慮在旁邊額外預定一個小型的會議室；

    其他排除項，排除項的設定方便你快速的排除掉不合適的場地，比如我們就會明確場地中間不能有任何柱子，這樣方面我們快速排除一些年代偏久中間有柱子的場地。

    以上條件基本上囊括了場地的大部分要求，也可以有一些你自身的要求可以予以標注，比如樓層、層高、交通便捷性、是否有窗戶、是否有足夠停車位等等。將所有這些需求都明確之后，做成一個需求表格，即可開展第二步-場地資源海選

    2.場地資源海選

    這個步驟就是根據第一步確定的需求去尋找所有滿足條件的場地，為了這一步能夠盡可能多的找出合適的場地，第一步的需求范圍可以定的相對寬松一點，如500人的場地大小范圍可以在800-1200，餐標范圍可以是300-500，另一點就是盡可能多的通過多種渠道去獲得酒店信息，有以下這4種渠道可以讓你快速海選你所需的場地；

    中介公司，即各類會務公司，當地的會務公司手里都有一大批的場地資源，他們能給快速的根據我們的需求篩選出不少初步符合需求的場地，甚至最終通過他們還能夠拿到相對優惠的價格；

    場地網站，即提供會議場地的平臺型網站，也可以理解為互聯網時代的新型中介，既可以在網站平臺上自行搜索尋找，在它的酒店欄目下也有單獨的會議檢索功能，可以用來尋找場地；

    同行介紹，很簡單，就是在你的本地行政群等同行聚集地問可推薦的地方，一般推薦的都是使用過的，相對比較靠譜；

    平時積累，即將你平時各類活動、會議時用過的場地資源累積下來，如果你的這個庫足夠大，甚至可以直接從第一部跳到最后一步直接去簽訂合同；

    通過這一步海選出來的資源需要將相關信息全部填入第一部制作的表單中，如面積大小、餐標多少、合適的空檔期等，甚至包括場地的照片，這能夠方便你相對直觀的評估場地的情況。

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